アドホック・タスクを作成する

アドホック・タスクを作成し、指定した受信者のタスク受信トレイにそのタスクを送信できます。

アドホック・タスクを作成するとき、そのアドホック・タスクにデッドラインを追加できます。また、潜在所有者や利害関係者は、タスク受信トレイのタスクを更新することにより、デッドラインを後で追加することもできます。

次の場合にタスク所有者が E メールを受信するように、通知オプションを設定できます。

  • アドホック・タスクが期日までに完了しない場合
  • アドホック・タスクが開始日までに開始されない場合
注: 利害関係者にもこれらの E メールのコピーが送られます。

また、タスク所有者やすべての利害関係者に対して、次の場合に E メールを受信するための通知オプションを設定できます。

  • アドホック・タスクのステータスが変わった場合 (開始済み、完了、またはキャンセル済み)
  • アドホック・タスクの所有者が変わった場合
  • アドホック・タスクにコメントが追加された場合
注: 潜在所有者や利害関係者は、タスク受信トレイのタスクを更新することにより、特定の通知の受信登録を解除できます。

手順

  1. タスク受信トレイを表示します。
  2. タスクのドロップダウン・リストから「タスクの新規作成」「タスクの新規作成」アイコンを選択します。
  3. 読み取りウィンドウで「受信者を追加/削除」をクリックします。

    「受信者の選択」ページが表示されます。

  4. 潜在所有者および利害関係者として追加する、目的のユーザー、グループ、役割、および配布リストを選択します。
    • エントリーのリストから選択するには、適切なネームスペースをクリックし、ユーザー、グループ、役割、または配布リストの横にあるチェック・ボックスをオンにします。
      ヒント: ユーザー・エントリーを表示するには、「リストにユーザーを表示する」をクリックします。
    • エントリーを検索するには、「検索」をクリックし、「検索文字列」ボックスに検索語句を入力します。検索オプションを指定するには、「編集」をクリックします。目的のエントリーを検索してクリックします。
    • 追加するエントリーの名前を入力するには、「入力」をクリックして、「namespace/group_name;namespace/role_name;namespace/user_name;」の形式で、グループ、役割、またはユーザーの名前を入力します。エントリーの間は、半角のセミコロン (;) で区切ります。

      次に例を示します。

      Cognos/作成者;LDAP/S. カーター;

  5. 「潜在所有者」または「利害関係者」の矢印ボタンをクリックして「選択されたエントリー」リストを更新して、「OK」をクリックします。
    ヒント: 「選択されたエントリー」リストからエントリーを削除するには、削除するエントリーを選択して「削除」をクリックします。リスト内の全エントリーを選択するには、リストのチェック・ボックスをオンにします。
  6. 「OK」をクリックします。
  7. 「件名」ボックスに、タスクの件名を入力します。
  8. 必要に応じて、タスクの完了デッドラインを「期日」ボックスに追加します。
  9. 必要に応じて、タスクの開始デッドラインを「開始期限」ボックスに追加します。
  10. 重要度を「重要度」リストから選択します。
  11. 「メッセージ」ボックスに、テキストを直接入力します。
  12. リンクを追加するには、「リンクを追加」をクリックし、使用するエントリーを選択します。矢印のボタンをクリックして「選択されたエントリー」のリストを更新し、「OK」をクリックします。
    ヒント: リンクを削除するには、リンクを選択して「リンクを削除」をクリックします。
  13. 通知オプションを設定する場合は、「詳細」をクリックします。それ以外の場合は、手順 16 に進みます。
  14. 必要に応じて、タスクの作成およびデッドラインの通知オプションを選択します。
    • 開始日までに開始されない場合に通知を送信
    • 期日までに完了しない場合に通知を送信
  15. 必要に応じて、承認要求変更時の通知オプションを選択します。
    • 開始済み
    • コメント
    • 所有者変更済み
    • 完了
    • キャンセル済み
  16. 「保存」をクリックします。
親トピック: 承認要求とアドホック・タスク